Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche und Datenschutzbeauftragter

1.1 Name und Anschrift der Verantwortlichen

Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) sowie sonstiger datenschutzrechtlicher Bestimmungen ist die:

Qlar Europe GmbH

Pallaswiesenstraße 100

64293 Darmstadt

Germany

T +49 61 51-15 31 0

info@qlar.com

Geschäftsführung:

Dr. Jörg Ulrich

1.2 Name und Anschrift des Datenschutzbeauftragten

Der Datenschutzbeauftragte der Verantwortlichen ist:

Graf von Westphalen Verwaltungs GmbH

Poststr. 9 – Alte Post

20354 Hamburg

datenschutz@qlar.com

2. Allgemeines zur Datenverarbeitung

2.1 Umfang der Verarbeitung personenbezogener Daten

Wir erheben und verarbeiten personenbezogene Daten von Ihnen grundsätzlich nur, soweit dies zur Bereitstellung des Websiteangebotes sowie zur Bereitstellung unserer Leistungen erforderlich ist.

2.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung personenbezogener Daten

Sie erfahren unter den konkreten Datenverarbeitungsvorgängen, auf welcher Rechtsgrundlage die Verarbeitung erfolgt.

2.3 Datenlöschung und Speicherdauer

Ihre personenbezogenen Daten werden von uns gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Verarbeitung entfällt. Eine Speicherung kann jedoch über den ursprünglichen Zweck hinaus erfolgen, wenn dieses durch nationale oder internationale Vorschriften, denen wir unterliegen, vorgeschrieben ist. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt in einem solchen Fall dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft, es sei denn, dass eine Erforderlichkeit zur weiteren Speicherung der Daten für einen Vertragsabschluss oder eine Vertragserfüllung besteht.

3. Erhebung von Daten bei Besuch unserer Website

3.1 Bei der bloß informatorischen Nutzung der Website, also, wenn Sie sich nicht registrieren oder uns anderweitig Informationen übermitteln, erheben wir nur die Daten, die Ihr Browser an unseren Server übermittelt. Beim Betrachten der Website erheben wir danach die folgenden Daten, die technisch erforderlich sind, um Ihnen unsere Website anzuzeigen und die Stabilität und Sicherheit zu gewährleisten:

• IP-Adresse
• Datum und Uhrzeit der Anfrage
• Zeitzonendifferenz zur Greenwich Mean Time (GMT)
• Inhalt der Anforderung (konkrete Seite)
• Zugriffsstatus/HTTP-Statuscode
• jeweils übertragene Datenmenge
• Website, von der die Anforderung kommt
• Browser
• Betriebssystem und dessen Oberfläche
• Sprache und Version der Browsersoftware.

3.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung ist § 25 Abs. 2 Nr. 2 Telekommunikation-Digitale-Dienste-Datenschutz-Gesetz (TDDDG) bzw. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO.

3.3 Die Erfassung der Daten zur Bereitstellung der Website und die Speicherung der Daten in den Logfiles ist für den Betrieb der Website zwingend erforderlich. Sie haben folglich keine Widerspruchsmöglichkeit.

4. Cookies

Zusätzlich zu den zuvor genannten Daten werden bei Ihrer Nutzung unserer Website Cookies auf Ihrem Rechner gespeichert. Bei Cookies handelt es sich um kleine Textdateien, die auf Ihrer Festplatte dem von Ihnen verwendeten Browser zugeordnet gespeichert werden und durch welche uns oder Dritten bestimmte Informationen zufließen. Cookies können keine Programme ausführen oder Viren auf Ihren Computer übertragen. Sie dienen dazu, das Internetangebot insgesamt nutzerfreundlicher und effektiver zu machen. Es werden verschiedene Arten von Cookies unterschieden, z.B.:

4.1 Notwendige Cookies

Technisch notwendige Cookies tragen dazu bei, dass Sie sich auf der Website bewegen können, indem grundlegende Funktionen wie das Navigieren auf den Seiten und der Zugang zu sicheren Bereichen gewährleistet werden. Ohne diese Cookies würde unsere Website nicht zweckmäßig funktionieren. Zu den Anwendungsfällen notwendiger Cookies gehören z.B. Spracheinstellungen oder Warenkörbe. Zu den technisch notwendigen Cookies oder vergleichbaren Technologien können im Einzelfall auch solche Speicherungen/Zugriffe gehören, die für die Bereitstellung ausdrücklich vom Nutzer aufgerufener Funktionen unseres Websiteangebots erforderlich sind, etwa zur technischen Durchführung einer aktiven Chat-Sitzung einschließlich der Aufrechterhaltung des Sitzungskontexts. Notwendige Cookies werden für die Dauer Ihrer Internetsitzung gespeichert. 

Je nachdem, ob die Cookies für den Betrieb der Website an sich oder für den von Ihnen in Anspruch genommenen Dienst notwendig sind, stützt sich die Verarbeitung auf unser berechtigtes Interesse gem. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO oder die Erfüllung bzw. Anbahnung eines zwischen Ihnen und uns begründeten Vertragsverhältnisses gem. § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG i.V.m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO.

4.2 Leistungs- und Statistik-Cookies (Analyse)

Analyse- Cookies werden verwendet, um Informationen über die Nutzung der Webseite zu sammeln. Diese Cookies registrieren u.a. die Anzahl der Website-Besucher, die besuchten Seiten und die Dauer ihres Aufenthalts. Die gesammelten Daten werden verwendet, um die Website-Angebote zu verbessern und den Inhalt der Website optimal an die Wünsche und Bedürfnisse der Besucher anzupassen. 

Rechtsgrundlage für den Einsatz dieser Cookies ist Ihre Einwilligung gemäß § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO.

5. Social Media

5.1 LinkedIn Insight Tag

Auf unseren Seiten wird der so genannte Insight Tag des sozialen Netzwerks LinkedIn eingesetzt. Anbieter dieses Dienstes ist die LinkedIn Ireland Unlimited Company, Wilton Plaza, Wilton Place, Dublin 2, Irland (nachfolgend “LinkedIn”). Der LinkedIn Insight-Tag ist ein kleiner JavaScript-Codeausschnitt, den wir unserer Website hinzugefügt haben.

Der LinkedIn Insight-Tag ermöglicht das Sammeln von Daten zu den Besuchen auf unserer Website, einschließlich URL, Referrer-URL, gekürzter IP-Adresse, Geräte- und Browsereigenschaften, Zeitstempel und Seitenansichten. LinkedIn teilt keine personenbezogenen Daten mit uns, sondern bietet nur zusammengefasste Berichte über die Website-Zielgruppe und die Anzeigeleistung. LinkedIn bietet außerdem ein Retargeting für Websitebesucher, sodass wir mit Hilfe dieser Daten zielgerichtete Werbung außerhalb unserer Website anzeigen können, ohne dass das Mitglied dabei identifiziert wird. 

Mitglieder von LinkedIn können die Nutzung ihrer personenbezogenen Daten zu Werbezwecken in ihren Kontoeinstellungen steuern. Um den Insight-Tag auf unserer Website zu deaktivieren („Opt-out“) klicken Sie hier. 

Die Nutzung des LinkedIn Insight-Tag erfolgt zu dem Zweck detaillierte Kampagnenberichte zu ermöglichen und Informationen über die Besucher unserer Website zu gewinnen. Als Kunde von LinkedIn Marketinglösungen verwenden wir den LinkedIn Insight-Tag, um Conversions nachzuverfolgen, ein Retargeting unserer Websitebesucher vorzunehmen und zusätzliche Informationen über die LinkedIn-Mitglieder zu gewinnen, die sich unsere Werbeanzeigen ansehen.

Die Daten werden verschlüsselt, innerhalb von sieben Tagen anonymisiert und die anonymisierten Daten werden innerhalb von 90 Tagen gelöscht.

5.2 Sonstige soziale Medien

Im Übrigen verwenden wir auf unserer Website keine weiteren Plugins von sozialen Netzwerken. Wir verlinken lediglich auf unsere Profile der Netzwerke: LinkedIn, Xing, Facebook, Kununu und X (vormals Twitter). Personenbezogene Daten erheben wir insoweit nicht. Wenn Sie sicher gehen wollen, dass keine Daten bei diesen Anbietern gespeichert werden in Bezug auf den Besuch unserer Homepage, empfehlen wir, sich dort auszuloggen.

6. Dienste des Drittanbieters Google

Wir nutzen auf unserer Website verschiedene Dienste des Drittanbieters Google Dublin, Google Ireland Ltd., Gordon House, Barrow Street, Dublin 4, Ireland, Fax: +353 (1) 436 1001 („Google“).

Die Datenschutzerklärung von Google finden Sie unter: https://policies.google.com/privacy. 

Dort erhalten Sie auch weitere Informationen zur Datenverarbeitung durch Google, Ihren diesbezüglichen Rechten und Einstellungsmöglichkeiten zum Schutze Ihrer Privatsphäre.

6.1 Allgemeines und Drittlandtransfers

Wir nutzen die Dienste von Google im sogenannten Basic Consent Mode. Dies bedeutet, dass wir keine personenbezogenen Daten an Google übermitteln oder Cookies setzen, solange Sie uns nicht Ihre Einwilligung gem. § 25 Abs. 1 S. 1 TDDDG und Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO hierzu erteilt haben. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit widerrufen.

Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, deaktivieren Sie bitte den entsprechenden Dienst über den auf unserer Website bereitgestellten „Cookie-Banner“. 

Wenn Sie in die Verarbeitung oder das Setzen von Cookies im Rahmen der Dienste von Google einwilligen, erteilen Sie damit sowohl uns als auch Google eine Einwilligung zur Verarbeitung Ihrer Daten und zum Setzen der Cookies zu den hier angegebenen Zwecken. Nähere Informationen zu den jeweiligen Google-Diensten finden Sie in den folgenden Ziffern.

Für die USA hat die Europäische Kommission am 10. Juli 2023 ihren Angemessenheitsbeschluss angenommen. Google LLC ist nach dem EU-US Privacy Framework zertifiziert. Da Google-Server weltweit verteilt sind und eine Übertragung in Drittländer (beispielsweise nach Singapur) nicht völlig ausgeschlossen werden kann, haben wir mit dem Anbieter zudem die EU-Standardvertragsklauseln abgeschlossen.

6.2 Google Analytics 4 (Websitenanalyse)

Wir nutzen auf unserer Website Google Analytics 4, einen Webanalysedienst von Google, der eine Analyse Ihrer Benutzung unserer Website ermöglicht.

Standardmäßig werden beim Besuch der Website durch Google Analytics 4 Cookies gesetzt, die als kleine Textbausteine auf Ihrem Endgerät abgelegt werden und bestimmte Informationen erheben. Zum Umfang dieser Informationen gehört auch Ihre IP-Adresse, die allerdings von Google um die letzten Ziffern gekürzt wird, um eine direkte Personenbeziehbarkeit auszuschließen.

Google nutzt die erhobenen Informationen in unserem Auftrag, um Ihre Nutzung der Website auszuwerten, Reports über die Website-Aktivitäten für uns zusammenzustellen und um weitere mit der Websitenutzung und der Internetnutzung verbundenen Dienstleistungen zu erbringen. Die im Rahmen von Google Analytics von Ihrem Browser übermittelte und gekürzte IP-Adresse wird nicht mit anderen Daten von Google zusammengeführt. Die im Rahmen der Nutzung von Google Analytics 4 erhobenen Daten werden für die Dauer von zwei Monaten gespeichert und anschließend gelöscht.

Ohne Ihre Einwilligung unterbleibt der Einsatz von Google Analytics 4 während Ihres Seitenbesuchs. Sie können Ihre erteilte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft jederzeit widerrufen. Um Ihr Widerrufsrecht auszuüben, deaktivieren Sie bitte diesen Dienst über den auf unserer Website bereitgestellten „Cookie-Banner“. Alternativ können Sie zur Deaktivierung von Google Analytics 4 ein Browser-Add-on HIER herunterladen. 

Weitere rechtliche Hinweise zu Google Analytics 4 finden Sie unter https://policies.google.com/privacy und unter https://policies.google.com/technologies/partner-sites

6.3 Einsatz von YouTube

Wir binden auf unserer Website zudem Videos der Website YouTube ein. Betreiber von YouTube ist Google.

Wir nutzen YouTube im erweiterten Datenschutzmodus. Dieser Modus bewirkt laut YouTube, dass YouTube keine Informationen über die Besucher auf dieser Website speichert, bevor diese sich das Video ansehen. Die Weitergabe von Daten an YouTube-Partner wird durch den erweiterten Datenschutzmodus hingegen nicht zwingend ausgeschlossen. So stellt YouTube – unabhängig davon, ob Sie sich ein Video ansehen – eine Verbindung zum Google DoubleClick-Netzwerk her. 

Um diesem Risiko zu begegnen, nutzen wir die sog. „Zwei-Klick-Lösung“. Das bedeutet, dass Sie ein YouTube-Video erst dann ansehen können, wenn Sie dieses anklicken und so aktiv in die oben beschriebene Datenübermittlung einwilligen.

Sobald Sie ein YouTube-Video auf dieser Website starten, wird eine Verbindung zu den Servern von YouTube hergestellt. Dabei wird dem YouTube-Server mitgeteilt, welche unserer Seiten Sie besucht haben. Wenn Sie in Ihrem YouTube-Account eingeloggt sind, ermöglichen Sie YouTube, Ihr Surfverhalten direkt Ihrem persönlichen Profil zuzuordnen. Dies können Sie verhindern, indem Sie sich aus Ihrem YouTube-Account ausloggen.

Des Weiteren kann YouTube nach Starten eines Videos verschiedene Cookies auf Ihrem Endgerät speichern oder vergleichbare Wiedererkennungstechnologien (z. B. Device-Fingerprinting) einsetzen. Auf diese Weise kann YouTube Informationen über Besucher dieser Website erhalten. Diese Informationen werden u. a. verwendet, um Videostatistiken zu erfassen, die Anwenderfreundlichkeit zu verbessern und Betrugsversuchen vorzubeugen.

Gegebenenfalls können nach dem Start eines YouTube-Videos weitere Datenverarbeitungsvorgänge ausgelöst werden, auf die wir keinen Einfluss haben.

Die Nutzung von YouTube erfolgt im Interesse einer ansprechenden Darstellung unserer Online-Angebote. Dies stellt ein berechtigtes Interesse im Sinne von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO dar. Sofern eine entsprechende Einwilligung abgefragt wurde, erfolgt die Verarbeitung ausschließlich auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO und § 25 Abs. 1 TDDDG, soweit die Einwilligung die Speicherung von Cookies oder den Zugriff auf Informationen im Endgerät des Nutzers (z. B. Device-Fingerprinting) im Sinne des TDDDG umfasst. Die Einwilligung ist jederzeit widerrufbar.

Weitere Informationen über Datenschutz bei YouTube finden Sie in deren Datenschutzerklärung unter: https://policies.google.com/privacy.

7. E-Mail-Kontakt / Kontaktformulare / Registrierung

7.1 Wenn Sie uns per E-Mail kontaktieren oder über eines unserer Kontakt-, Produkt- oder Serviceformulare eine Anfrage an uns richten, verarbeiten wir die von Ihnen mitgeteilten bzw. im Formular eingegebenen Daten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse, Ihren Namen, Ihre Telefonnummer, Angaben zu Ihrem Unternehmen sowie sonstige Informationen, die sich aus Ihrer Nachricht oder den Formularfeldern ergeben, um Ihre Anfrage zu bearbeiten und zu beantworten. Anfragen über unsere Formulare werden erst nach Bestätigung der von Ihnen angegebenen E-Mail-Adresse über einen an diese Adresse versandten Bestätigungslink an uns übermittelt.  Dies dient der Verifizierung der Anfrage und der Verhinderung missbräuchlicher Nutzung. Ihre Daten löschen wir, sobald der Zweck der Speicherung entfällt.

Darüber hinaus kann eine Speicherung erfolgen, wenn dies durch den europäischen oder nationalen Gesetzgeber in unionsrechtlichen Verordnungen, Gesetzen oder sonstigen Vorschriften, denen der Verantwortliche unterliegt, vorgesehen wurde. Eine Sperrung oder Löschung der Daten erfolgt auch dann, wenn eine durch die genannten Normen vorgeschriebene Speicherfrist abläuft.

7.2 Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten ist bei Vorliegen einer Einwilligung Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Zielt der E-Mail-Kontakt auf den Abschluss eines Vertrages ab, so ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. In allen anderen Fällen ist Rechtsgrundlage für die Verarbeitung der Daten Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse an der Verarbeitung liegt dann in der Beantwortung Ihrer Anfrage und soweit die Kontaktaufnahme über ein Formular erfolgt, in der Verifizierung der angegebenen E-Mail-Adresse, der sicheren Zuordnung der Anfrage und der Verhinderung missbräuchlicher Kontaktanfragen.

7.3 Auf unserer Website besteht die Möglichkeit, sich für den Download bestimmter Dokumente, insbesondere PDF-Dateien, für einen Newsletter oder Pressemitteilungen zu registrieren. In diesem Fall verarbeiten wir die von Ihnen in das Registrierungsformular eingegebenen Daten, um Ihnen den gewünschten Download bereitzustellen, Ihre Anfrage zu dokumentieren und die interne Zuordnung an zuständige Empfänger zu ermöglichen. Rechtsgrundlage ist – soweit die Registrierung der Anbahnung oder Durchführung eines Vertragsverhältnisses dient – Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, im Übrigen unser berechtigtes Interesse gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO an der Bereitstellung von Inhalten, der Nachverfolgung von Interessentenanfragen und der Organisation unserer Kommunikationsprozesse.

7.4 Darüber hinaus besteht auf unserer Website die Möglichkeit, sich für unseren Newsletter oder für den Bezug von Pressemitteilungen zu registrieren. In diesem Fall verarbeiten wir die von Ihnen in das jeweilige Registrierungsformular eingegebenen Daten, insbesondere Ihre E-Mail-Adresse sowie gegebenenfalls weitere Angaben wie Name, Unternehmen, Land oder Interessengebiete, um Ihnen die gewünschten Informationen zuzusenden und die Inhalte an Ihre Auswahl oder Interessen auszurichten. Rechtsgrundlage für diese Verarbeitung ist Ihre Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Sie können Ihre Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen, insbesondere über den Abmeldelink in den jeweiligen Mitteilungen.

8. Chatbot / Chat-Funktion auf der Website

8.1 Wir bieten auf unserer Website einen Chatbot an, über den Nutzer Anfragen zu unseren Produkten und Dienstleistungen stellen können und Unterstützung bei der Nutzung unseres Websiteangebots erhalten.

8.2 Bei Nutzung des Chatbots können – abhängig von Ihrer Eingabe insbesondere folgende Daten verarbeitet werden:

• Inhaltsdaten: Texteingaben im Chat, hochgeladene Inhalte (sofern angeboten), Chatverlauf
• Kontaktdaten, wenn von Ihnen angegeben: z. B. Name, E-Mail-Adresse, Telefonnummer
• Nutzungs-/Metadaten: Zeitpunkt der Nutzung, technische Kennungen (z. B. Session-ID)
• sonstige Daten, die Sie freiwillig im Chat angeben

Bitte übermitteln Sie über den Chat keine besonderen Kategorien personenbezogener Daten (z. B. Gesundheitsdaten) und keine vertraulichen Informationen, sofern dies nicht ausdrücklich erforderlich ist.

8.3 Die Verarbeitung Ihrer Daten im Rahmen der Chatbot-Nutzung erfolgt:

• zur Beantwortung von Anfragen und zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Vertragserfüllung auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO, sofern Ihre Anfrage hierauf gerichtet ist,
• auf Grundlage unseres berechtigten Interesses an einer effizienten Bearbeitung von Anfragen und Verbesserung unseres Chat-, Kundenservice- und Informationsangebot gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO
• zu Marketingzwecken (marketingbezogene Auswertung der Chatbot-Nutzung, einschließlich der Analyse und Bewertung der Wirksamkeit von Inhalten und Kommunikationsformaten, der gezielten Optimierung des Website-Auftritts unter Absatzgesichtspunkten sowie der vertriebsorientierten Weiterentwicklung unseres Leistungsangebots) ausschließlich auf Grundlage einer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO, die über das Cookie- bzw. Consent-Banner eingeholt wird und nicht nur den Einsatz ggf. erforderlicher Technologien umfasst, sondern auch die hierauf aufbauende marketingbezogene Auswertung der Chatbot-Nutzung.

Zu den vorgenannten Zwecken speichern wir vollständige Chatverläufe, bestehend aus sämtlichen vom Nutzer an den Chatbot übermittelten sowie vom Chatbot ausgegebenen Nachrichten einschließlich der jeweiligen Zeitstempel. Zusätzlich wird eine eindeutige, jedoch anonyme Session-ID gespeichert, die ausschließlich der technischen Bereitstellung und Zuordnung des jeweiligen Chatverlaufs dient. Eine Speicherung von IP-Adressen oder vergleichbaren unmittelbar identifizierenden Merkmalen erfolgt nicht. Die Speicherung der Chatverläufe erfolgt pseudonymisiert. Eine unmittelbare Zuordnung zu einer identifizierten oder identifizierbaren natürlichen Person ist uns ohne zusätzliche Informationen nicht möglich. Eine individuelle Verhaltensanalyse, eine Profilbildung oder eine personalisierte Ansprache von Nutzern findet nicht statt. 

Sofern der Nutzer im Rahmen der Chatbot-Nutzung ausdrücklich angibt, kontaktiert werden zu wollen, und im weiteren Dialog freiwillig personenbezogene Kontaktdaten (z. B. E-Mail-Adresse oder Telefonnummer) angibt, erfolgt die Verarbeitung dieser Daten ausschließlich auf Grundlage einer vorherigen ausdrücklichen Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 Satz 1 lit. a DSGVO. Die Einwilligung wird im Rahmen eines gesonderten Dialogs eingeholt und umfasst insbesondere:

• die Speicherung der angegebenen Kontaktdaten,
• die interne Weitergabe an zuständige Fachbereiche (z. B. Vertrieb oder Service),
• die Übernahme der Daten sowie einer Zusammenfassung des Anliegens in interne Kunden- bzw. Interessentensysteme (z. B. CRM),
• die kontaktbezogene Bearbeitung der konkreten Anfrage.

Sofern im Rahmen der Chatbot-Funktion Cookies oder vergleichbare Technologien (z. B. Local Storage) eingesetzt werden, gilt:

• technisch notwendige Speicherung/Zugriffe: § 25 Abs. 2 Nr. 2 TDDDG
• sofern nicht notwendig: Einwilligung nach § 25 Abs. 1 TDDDG i. V. m. Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO (über den Cookie-/Consent-Banner).

8.4 Empfänger / Einsatz von Dienstleistern (Auftragsverarbeitung)

Für die Bereitstellung des Chatbots setzen wir folgenden Dienstleister als Auftragsverarbeiter ein:

• OpenAI Ireland Ltd, The Liffey Trust Centre, 117–126 Sheriff Street Upper, Dublin 1, D01 YC43, Irland (KI-Verarbeitung)
• n8n GmbH, Novalisstr. 10, 10115, Berlin (Hosting und Automatisierung der Chatbot-Prozesse)
• Qdrant Solutions GmbH, Chausseestraße 86, 10115 Berlin (Bereitstellung einer Vektordatenbank zur Wissenssuche im Chatbot)

8.5 Eine Übermittlung personenbezogener Daten in Staaten außerhalb der EU/des EWR kann nicht ausgeschlossen werden, sofern der Chatbot-Dienstleister oder dessen Unterauftragnehmer Server in Drittländern einsetzt (z. B. USA). In diesen Fällen erfolgt die Übermittlung auf Grundlage geeigneter Garantien gemäß Art. 46 DSGVO, insbesondere EU-Standardvertragsklauseln. Soweit Daten in die USA übermittelt werden und jeweilige Empfänger nach dem EU-US Data Privacy Framework zertifiziert ist, erfolgt die Übermittlung auf Grundlage des Angemessenheitsbeschlusses der EU-Kommission.

8.6 Die im Rahmen der Chatbot-Nutzung verarbeiteten Daten werden gelöscht, sobald sie für die Erreichung der jeweiligen Zwecke nicht mehr erforderlich sind. Die systemseitig im Chatbot gespeicherten Chatverläufe werden in der Regel für einen Zeitraum von bis zu einer (1) Woche vorgehalten und anschließend automatisiert gelöscht, sofern sie nicht für die Bearbeitung einer konkreten Anfrage erforderlich sind. Chatverläufe oder Auszüge daraus können aus dem Chatbot exportiert und zu den oben genannten Zwecken in internen Auswertungsdateien (z. B. im Tabellenformat) weiterverarbeitet werden. Auch diese exportierten Daten enthalten ausschließlich den Chatverlauf sowie eine Session-ID und keine unmittelbar identifizierenden Personenangaben. Die exportierten Daten werden nur so lange gespeichert, wie dies für die vorgenannten Zwecke erforderlich ist, und anschließend gelöscht oder aggregiert weiterverarbeitet. Gesetzliche Aufbewahrungspflichten bleiben unberührt.

8.7 Eine automatisierte Entscheidungsfindung im Sinne von Art. 22 DSGVO findet nicht statt.

9. Ihre Rechte

Sie haben gegenüber uns folgende Rechte hinsichtlich Ihrer personenbezogenen Daten:

9.1 Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht Auskunft zu verlangen zu Kategorien der verarbeiteten Daten, Verarbeitungszwecken, etwaigen Empfängern der Daten, der geplanten Speicherdauer (Art. 15 DSGVO);

9.2 Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht die Berichtigung bzw. Ergänzung unrichtiger bzw. unvollständiger Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO);

9.3 Recht auf Löschung

Sie haben das Recht in bestimmten Fällen im Rahmen des Art. 17 DSGVO die Löschung von Daten zu verlangen – insbesondere, wenn die Daten für den vorgesehenen Zweck nicht mehr erforderlich sind bzw. unrechtmäßig verarbeitet werden, oder Sie Ihre Einwilligung widerrufen oder einen Widerspruch erklärt haben;

9.4 Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht unter bestimmten Voraussetzungen die Einschränkung von Daten zu verlangen, soweit eine Löschung nicht möglich bzw. die Löschpflicht streitig ist (Art. 18 DSGVO);

9.5 Recht auf Widerruf

Sie haben das Recht eine erteilte Einwilligung jederzeit mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen (Art. 7 Abs. 3 DSGVO);

9.6 Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung

Sie haben das Recht einer Datenverarbeitung, die aufgrund eines berechtigten Interesses erfolgen soll, aus Gründen zu widersprechen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben. Daneben können Sie der Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten für Zwecke der Werbung und Datenanalyse jederzeit, ohne Begründung, widersprechen (Art. 21 Abs. 1 DSGVO).

9.7 Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht auf Datenübertragbarkeit, d.h. Sie können Ihre Daten, die Sie uns bereitgestellt haben, in einem gängigen maschinenlesbaren Format, wie z.B. CSV erhalten und ggf. an andere übermitteln (Art. 20 DSGVO).

9.8 Recht auf Beschwerde

Wenn Sie der Ansicht sind, dass die Verarbeitung Ihrer Daten gegen das Datenschutzrecht verstößt oder Ihre datenschutzrechtlichen Ansprüche sonst in einer Weise verletzt worden sind, können Sie sich auch bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde, etwa bei dem für uns zuständigen Hessischen Beauftragten für Datenschutz und Informationsfreiheit (Art. 77 DSGVO).

Gustav-Stresemann-Ring 1

65189 Wiesbaden

Telefon: 0611-1408 0

E-Mail: 

poststelle@datenschutz.hessen.de